La présentation de l’extrait KBIS lors d’un appel d’offres

La participation aux appels d’offres est une étape cruciale pour les entreprises souhaitant élargir leur portefeuille de clients et diversifier leurs sources de revenus. Parmi les documents essentiels à fournir lors de cette démarche, l’extrait KBIS tient une place importante. Décryptage de ce document clé et de son rôle dans le processus d’appel d’offres.

Qu’est-ce que l’extrait KBIS ?

L’extrait KBIS est un document officiel qui atteste de l’existence juridique d’une entreprise. Il est délivré par le greffe du tribunal de commerce et constitue la « carte d’identité » de l’entreprise. Il comporte des informations essentielles telles que la dénomination sociale, la forme juridique, le capital social, l’adresse du siège social, le numéro SIREN, le code NAF (ou APE), la date d’immatriculation ou encore la liste des dirigeants.

Cet extrait est valable pendant une durée limitée et doit être régulièrement actualisé auprès du greffe du tribunal compétent. Il permet aux tiers (partenaires, fournisseurs, clients) de s’assurer qu’une entreprise est bien enregistrée au registre du commerce et des sociétés (RCS) et dispose ainsi des autorisations nécessaires pour exercer son activité.

Pourquoi est-il nécessaire lors d’un appel d’offres ?

Dans le cadre d’un appel d’offres, l’extrait KBIS a pour objectif de garantir la capacité juridique et financière de l’entreprise candidate. Il permet aux donneurs d’ordre (collectivités, entreprises publiques ou privées) de s’assurer que les entreprises qui soumissionnent sont en règle vis-à-vis des obligations légales et disposent des ressources nécessaires pour mener à bien le marché concerné.

L’extrait KBIS est généralement demandé parmi les documents constitutifs du dossier de candidature, au même titre que les attestations fiscales et sociales, les références professionnelles ou encore les garanties financières. La présentation d’un extrait KBIS récent est donc un prérequis indispensable pour être autorisé à participer à un appel d’offres.

Comment obtenir et présenter un extrait KBIS dans le cadre d’un appel d’offres ?

Pour obtenir un extrait KBIS, il suffit de se rendre sur le site internet du greffe du tribunal de commerce compétent, ou sur le portail officiel Infogreffe.fr. La délivrance de l’extrait KBIS est payante, son coût varie selon les modalités de demande (en ligne ou sur place) et le mode d’envoi choisi (courrier électronique ou postal). Le document obtenu sera daté du jour de sa délivrance.

Dans le cadre d’un appel d’offres, il est important de veiller à la validité temporelle de l’extrait KBIS présenté. En effet, les donneurs d’ordre exigent généralement un document datant de moins de trois mois, afin de s’assurer que les informations y figurant sont à jour. Il est donc conseillé de se procurer un nouvel extrait KBIS juste avant la constitution du dossier de candidature.

Enfin, il convient de noter que certaines plateformes de dématérialisation des appels d’offres (comme PLACE, le portail des achats de l’État) permettent aux entreprises de télécharger directement leur extrait KBIS depuis leur espace personnel. Cette fonctionnalité facilite grandement la démarche et garantit la conformité du document présenté.

Quels sont les risques encourus en cas d’absence ou d’irrégularité sur l’extrait KBIS ?

La non-présentation ou la présentation d’un extrait KBIS non conforme (daté de plus de trois mois, comportant des erreurs ou des mentions périmées) lors d’un appel d’offres peut entraîner l’élimination automatique de l’entreprise candidate. Les donneurs d’ordre sont en effet très attentifs à la qualité et à la fiabilité des documents fournis par les soumissionnaires.

Au-delà des conséquences sur le processus d’appel d’offres, une entreprise qui ne dispose pas d’un extrait KBIS valide s’expose également à des sanctions administratives et pénales en cas de contrôle. Il est donc primordial pour les entreprises souhaitant se positionner sur des marchés publics ou privés de veiller à la régularité de leur situation et de mettre à jour régulièrement les informations contenues dans l’extrait KBIS.

En résumé, la présentation d’un extrait KBIS lors d’un appel d’offres est un élément incontournable pour attester de la capacité juridique et financière d’une entreprise. Il est important de s’assurer de sa validité et de sa conformité avant de soumettre son dossier de candidature, sous peine d’être écarté du processus de sélection.